Fragen und Antworten
Häufige Fragen
Alle Antworten von den Produkt-, Lösungs- und Preisseiten an einer Stelle — gruppiert nach Thema.
Häufige Fragen zum Ablauf
Wie lange dauert die Einrichtung?
Ein Standard-Setup ohne Portierung ist meist innerhalb weniger Werktage nutzbar. Kommen Portierungen hinzu, richtet sich der Termin nach dem abgebenden Anbieter.
Können wir unsere bestehende Telefonanlage behalten?
Ja. Die Anbindung erfolgt per SIP-Trunk. Die Cloud-Telefonanlage ist ein Angebot, keine Voraussetzung.
Brauchen wir für jede Region eine eigene Niederlassung?
Nein, aber es braucht einen belegbaren Bezug zum Ortsnetz. Was im Einzelfall genügt, klären wir vor der Zuteilung.
Was passiert, wenn eine Nummer als Spam markiert wird?
Wir sehen die Entwicklung der Annahmequote je Nummer und tauschen betroffene Nummern aus. Parallel gehen wir der Ursache nach, weil ein Tausch allein das Muster nicht ändert.
Übernimmt XETEL die Einwilligungen unserer Kontakte?
Nein. Die Einwilligung nach § 7 UWG einzuholen, zu dokumentieren und nachzuweisen liegt bei Ihnen. Wir sagen das ausdrücklich, weil es der Punkt ist, an dem Anbieter gerne unklar bleiben.
Häufige Fragen
Ist das nicht einfach Caller-ID-Spoofing?
Nein. Sie zeigen ausschließlich Rufnummern an, die Ihrem Konto zugeteilt sind und auf denen Sie erreichbar sind. Es gibt keine fremden Rufnummern und keine Anzeige von Nummern, die Sie nicht kontrollieren.
Steigt meine Annahmequote garantiert?
Nein, und niemand sollte Ihnen das zusagen. Die Rufnummer entscheidet darüber, ob abgehoben wird. Ob das Gespräch etwas bringt, entscheiden Zielgruppe, Anlass und Gesprächsführung. Wir messen die Annahmequote pro Rufnummer, damit Sie beides trennen können.
Prüft XETEL, ob ich meine Kontakte anrufen darf?
Nein. Die Einholung und Dokumentation der Einwilligung nach § 7 UWG liegt bei Ihnen. Wir stellen die technische Plattform und die Nachweise über die geführten Gespräche bereit.
Wie schnell bin ich startklar?
Neue Rufnummern sind in der Regel am selben Tag aktiv. Bei einer Portierung bestehender Rufnummern richtet sich der Termin nach dem abgebenden Anbieter; § 59 TKG begrenzt die Unterbrechung auf höchstens einen Werktag.
Wie lange binde ich mich?
Die Plattform-Lizenz ist monatlich kündbar. Nur Volumenzusagen für ausgehende Gesprächsminuten werden kaufmännisch vereinbart, weil sie den Minutenpreis senken.
Häufige Fragen
Ist eine angezeigte Ortsrufnummer rechtlich zulässig?
Ja, wenn die Rufnummer Ihnen zugeteilt ist und Sie darunter erreichbar sind. Unzulässig wird es, wenn eine Ortsnähe nur vorgetäuscht wird oder eine fremde Rufnummer angezeigt wird. XETEL bietet ausschließlich das erste Modell an.
Wie viele Rufnummern brauche ich?
Das hängt von Ihrem Wählvolumen und der regionalen Streuung ab. Als Anhaltspunkt: eine Rufnummer je Zielregion, in der Sie regelmäßig anrufen, plus Reserve für den Fall, dass eine Nummer ruhen muss. Wir gehen das im Demo-Gespräch anhand Ihres Volumens durch.
Was passiert, wenn eine meiner Rufnummern markiert wird?
Die Nummer wird aus der ausgehenden Rotation genommen und ruht. Eingehende Anrufe funktionieren weiter, damit bereits kontaktierte Personen Sie erreichen. Sobald sich der Gesundheitswert erholt hat, geht die Nummer zurück in die Rotation.
Kann ich pro Kampagne eine eigene Rufnummer anzeigen?
Ja. Rufnummern lassen sich Kampagnen, Warteschlangen oder einzelnen Arbeitsplätzen zuweisen. Die Auswertung der Annahmequote erfolgt entlang derselben Zuordnung.
Funktioniert das auch in Österreich und der Schweiz?
Deutsche Ortsrufnummern sind sofort verfügbar. Österreichische und Schweizer Rufnummern sind in Planung; die Anrufabläufe und die Plattform sind bereits darauf ausgelegt.
Verliere ich meine bisherige Hauptrufnummer?
Nein. Ihre bestehende Rufnummer können Sie nach § 59 TKG mitnehmen und weiter als zentrale Eingangsnummer nutzen, während die lokalen Rufnummern für ausgehende Kampagnen dienen.
Häufige Fragen
Brauchen wir eigene Hardware?
Nein. Das Softphone läuft im Browser. Wenn Sie vorhandene SIP-Tischtelefone weiterverwenden möchten, registrieren Sie diese mit den Zugangsdaten aus dem Portal.
Können wir Anrufabläufe selbst ändern?
Ja. Anrufabläufe werden im Portal bearbeitet und veröffentlicht. Eine Änderung an Geschäftszeiten oder Warteschlangen erfordert kein Ticket bei uns.
Was passiert bei einem Ausfall unseres Internetanschlusses?
Die Plattform läuft weiter. Für jede Rufnummer können Sie ein Notfallziel hinterlegen — etwa eine Mobilnummer —, das greift, sobald Ihre Arbeitsplätze nicht mehr registriert sind.
Dürfen wir Gespräche aufzeichnen?
Technisch ja, pro Warteschlange aktivierbar. Rechtlich hängt es vom Zweck, von der Information der Gesprächspartner und von Ihrer internen Regelung ab. Wir stellen die Funktion und die Aufbewahrungseinstellungen bereit, nicht die rechtliche Bewertung.
Wie viele Warteschlangen und Nebenstellen sind enthalten?
Warteschlangen, Anrufabläufe und Nebenstellen sind nicht gesondert lizenziert. Sie zahlen die Plattform-Lizenz pro Agent, die Rufnummern und die Gesprächsminuten.
Können wir XETEL neben einer bestehenden Anlage betreiben?
Ja. Ein häufiger Weg ist, zunächst nur die ausgehenden Kampagnen über XETEL zu führen und die bestehende Anlage für die Zentrale zu belassen. Die Portierung weiterer Rufnummern kann später folgen.
Häufige Fragen
Kosten Supervisor-Arbeitsplätze extra?
Nein. XETEL Operations und XETEL Workspace sind in der Plattform-Lizenz von 29 € pro Agent und Monat enthalten. Es gibt keine gesonderte Supervisor-Lizenz.
Wie schnell können wir für eine Kampagne hochfahren?
Neue Arbeitsplätze sind am selben Tag nutzbar. Neue Rufnummern sind in der Regel ebenfalls am selben Tag aktiv. Länger dauert nur die Portierung bestehender Rufnummern von einem anderen Anbieter.
Prüft XETEL, ob unsere Anrufe zulässig sind?
Nein. Die Einwilligung nach § 7 UWG einzuholen und zu dokumentieren, liegt bei Ihnen. Wir liefern die Verbindungsnachweise, mit denen Sie im Beschwerdefall belegen können, was tatsächlich telefoniert wurde.
Können wir Ergebnisse pro Kampagne auswerten?
Ja. Annahmequote, Gesprächsdauer, Nachbearbeitungszeit und Gesundheitswert der Rufnummern lassen sich pro Kampagne, pro Warteschlange und pro Agent auswerten und exportieren.
Was passiert mit einer markierten Rufnummer mitten in der Schicht?
Sie wird automatisch aus der ausgehenden Rotation genommen. Die Schicht läuft mit den verbleibenden sauberen Rufnummern weiter, eingehende Anrufe auf der ruhenden Nummer funktionieren unverändert.
Unterstützen Sie mehrere Standorte und Zeitzonen?
Ja. Geschäftszeiten, Feiertage und Warteschlangen werden je Standort definiert. Agenten können unabhängig vom Standort denselben Warteschlangen zugeordnet werden.
Häufige Fragen
Können Sie eine bestimmte Annahmequote zusagen?
Nein. Die Rufnummer beeinflusst, ob abgehoben wird; Zielgruppe, Anlass und Uhrzeit beeinflussen es ebenfalls. Wir sagen zu, dass Sie die Annahmequote pro Rufnummer sehen und dass markierte Rufnummern automatisch ruhen.
Wie schnell erkennen Sie eine Markierung?
Wir prüfen laufend gegen Spam-Datenbanken und bewerten zusätzlich die tatsächliche Annahmequote. Ein Einbruch der Annahmequote ist häufig das frühere Signal, weil er nicht davon abhängt, dass eine Datenbank die Nummer bereits gelistet hat.
Lässt sich eine Markierung wieder entfernen?
Manchmal. Bei offensichtlich falschen Markierungen betreiben wir die Klärung gegenüber der jeweiligen Datenbank. Einen Anspruch darauf gibt es nicht, weil die Betreiber ihre eigenen Kriterien anwenden. Verlässlicher ist es, die Nummer ruhen zu lassen und die Ursache abzustellen.
Löst mehr Rufnummern das Problem?
Nur zum Teil. Mehr Rufnummern verteilen die Last und senken das Mengensignal je Nummer. Bleiben die Gespräche sehr kurz oder die Zielgruppe unpassend, altern auch viele Rufnummern schnell ab.
Hilft XETEL dabei, Spam-Filter zu umgehen?
Nein, und das bieten wir auch nicht an. Wir beseitigen die technischen Signale, die eine zulässige Kampagne verdächtig aussehen lassen. Die Zulässigkeit des Anrufs selbst richtet sich nach § 7 UWG und liegt in Ihrer Verantwortung.
Wie lange muss eine markierte Rufnummer ruhen?
Das hängt von der Datenbank und von der Vorgeschichte der Nummer ab und lässt sich nicht pauschal beziffern. Deshalb halten wir eine Reserve sauberer Rufnummern vor, damit die Kampagne während der Ruhezeit weiterläuft.
Häufige Fragen
Muss ich in der Stadt ansässig sein, deren Vorwahl ich nutze?
Sie müssen einen tatsächlichen Bezug zum Ortsnetz haben und unter der Nummer erreichbar sein. Reine Anzeigezwecke ohne Erreichbarkeit sind der Fall, den die Aufsicht als vorgetäuschte Ortsnähe verfolgt. Wir klären die zulässige Konstellation vor der Zuteilung mit Ihnen.
Wie schnell ist eine neue Rufnummer aktiv?
Neue Rufnummern sind in der Regel am selben Tag aktiv, sobald ein eingehender Anrufablauf zugewiesen ist. Länger dauert nur die Portierung bestehender Rufnummern.
Was kostet eine Rufnummer?
50 € einmalige Aktivierung und 50 € pro Monat je Rufnummer. Der Preis ist für alle Kunden gleich und hängt nicht von der Unternehmensgröße ab.
Kann ich Rufnummern wieder abgeben?
Ja. Rufnummern werden monatlich abgerechnet und können zum Monatsende zurückgegeben werden. Beachten Sie, dass eine zurückgegebene Rufnummer nicht reserviert bleibt.
Bekomme ich österreichische und Schweizer Rufnummern?
Deutsche Ortsrufnummern sind sofort verfügbar. Österreichische und Schweizer Rufnummern sind in Planung. Bitte fragen Sie den aktuellen Stand für Ihre Zielregion an.
Kann ich Rufnummern nur für eingehende Anrufe nutzen?
Ja. Eine Rufnummer kann ausschließlich eingehend geschaltet sein, etwa als Zentrale oder als Servicenummer, ohne an der ausgehenden Rotation teilzunehmen.
Häufige Fragen zur Portierung
Müssen wir beim alten Anbieter kündigen?
Nein — und Sie sollten es auch nicht vorab tun. Der Portierungsauftrag an uns löst den Wechsel aus. Eine vorzeitige Kündigung kann dazu führen, dass die Nummer verfällt.
Wie lange sind wir nicht erreichbar?
Die Unterbrechung darf einen Werktag nicht überschreiten. In der Praxis ist es meist ein kurzes Fenster am Umschalttag.
Können wir Ortsnetzrufnummern in ein anderes Ortsnetz mitnehmen?
Nein. Ortsnetzrufnummern bleiben an ihr Ortsnetz gebunden. Für einen neuen Standort brauchen Sie eine Nummer aus dem dortigen Ortsnetz.
Was kostet die Portierung?
Die Portierung zu XETEL berechnen wir nicht gesondert. Was Ihr bisheriger Anbieter berechnet, richtet sich nach Ihrem dortigen Vertrag.
Können wir nur einen Teil unserer Nummern mitnehmen?
Bei Einzelnummern ja. Bei Rufnummernblöcken hängt es davon ab, ob der Block geteilt werden kann — das klären wir vor dem Auftrag.
Häufige Fragen zum Preis
Was zählt als Agent?
Jeder Benutzer, der telefonieren kann — also über einen Arbeitsplatz mit Softphone oder SIP-Registrierung verfügt. Teamleitungen und Supervisoren zählen als Agent, wenn sie telefonieren; eine gesonderte Supervisor-Lizenz gibt es nicht. Rein administrative Benutzer im Portal, die nicht telefonieren, zählen nicht.
Gilt eine Mindestabnahme?
Ja, 10 Agenten. Das entspricht 290 € pro Monat für die Plattform-Lizenz. Volumenzusagen für Gesprächsminuten setzen ebenfalls mindestens 10 Agenten voraus.
Was passiert, wenn ich meine Volumenzusage überschreite?
Der Mehrverbrauch wird nach der getroffenen Vereinbarung abgerechnet. Die Zusage bestimmt Ihren Minutenpreis; sie ist kein Guthaben, das verfällt oder gesperrt wird.
Und wenn ich sie unterschreite?
Die Zusage ist eine kaufmännische Vereinbarung über ein Monatsvolumen und Grundlage des reduzierten Minutenpreises. Wie eine dauerhafte Unterschreitung behandelt wird, halten wir im Vertrag fest — bevor Sie unterschreiben.
Wie kann ich kündigen?
Die Plattform-Lizenz läuft monatlich und ist zum Monatsende kündbar. Jahresverträge gibt es nicht. Für Volumenzusagen gilt die im Vertrag vereinbarte Laufzeit, da sie den Minutenpreis senken.
Fallen Einrichtungskosten an?
Für die Plattform nein. Je Rufnummer fällt eine einmalige Aktivierung von 50 € an. Onboarding, Portierung, individuelles Routing und Schulungen sind Professional Services und werden gesondert angeboten.
Sind CRM-Integrationen im Preis enthalten?
Die dokumentierte REST-API und Webhooks sind enthalten. Fertige Anbindungen an Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics oder Zoho sowie kundenspezifische Systeme werden als Projekt angeboten und individuell kalkuliert.
Häufige Fragen
Gibt es fertige CRM-Anbindungen?
Die API und die Webhooks sind in der Plattform-Lizenz enthalten. Fertige Anbindungen an Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics, Zoho und kundenspezifische Systeme sind Professional Services und werden individuell angeboten.
Brauche ich ein SDK?
Nein. Die API ist eine REST-Schnittstelle mit JSON. Jeder HTTP-Client genügt. Für den Einstieg reicht ein Aufruf mit curl.
Wie sichere ich Webhooks ab?
Jede Zustellung ist signiert. Prüfen Sie die Signatur, bevor Sie den Rumpf verarbeiten, und verarbeiten Sie Ereignisse anhand der Ereigniskennung idempotent, da eine Zustellung wiederholt werden kann.
Wie hoch ist die Ratenbegrenzung?
Die Grenze gilt pro API-Schlüssel und ist in der Dokumentation je Ressource ausgewiesen. Wird sie überschritten, antwortet die API mit dem Status 429 und einem Hinweis auf den frühesten nächsten Versuch.
Kann ich Verbindungsnachweise in mein Data Warehouse übernehmen?
Ja. Verbindungsnachweise sind seitenweise über einen Zeitraum abrufbar und enthalten Zeitpunkt, Richtung, angezeigte Rufnummer, Ziel, Dauer und Ergebnis.
Was passiert bei einem Ausfall unseres Webhook-Endpunkts?
Antwortet Ihr Endpunkt nicht mit einem 2xx-Status, wiederholen wir die Zustellung mit wachsendem Abstand. Für längere Ausfälle holen Sie die betroffenen Vorgänge anschließend über die API nach.
Häufige Fragen von Einkauf und IT
Wo liegen die Daten?
Die Telefonieplattform betreiben wir auf eigenen Servern in einem deutschen Rechenzentrum. Die Anwendungsdatenbank liegt in der Cloudflare-Region Westeuropa. Personenbezogene Daten der Anwendung werden in der EU verarbeitet. Statische Inhalte der Website werden aus Geschwindigkeitsgründen über das weltweite Cloudflare-Netz ausgeliefert.
Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Ja. Einen AVV nach Art. 28 DSGVO stellen wir auf Anfrage bereit; er wird vor der Produktivnutzung geschlossen. Angaben zu technischen und organisatorischen Maßnahmen liefern wir als Anlage mit.
Wer hat Zugriff auf unsere Daten?
Nur namentlich hinterlegte Konten. Verwaltungsoberflächen sind über Cloudflare Access mit Einmalcode per E-Mail abgesichert. Die Management-Oberfläche der Vermittlungsplattform ist aus dem Internet nicht erreichbar, SSH ist auf freigegebene Netze beschränkt und Passwortanmeldung ist deaktiviert.
Wie wird verschlüsselt?
Website, Portal und API laufen über TLS. Die SIP-Signalisierung nutzt TLS auf Port 5061, die Sprachdaten werden über SRTP übertragen; für XETEL-Endgeräte ist die Medienverschlüsselung verpflichtend vorgegeben.
Werden Gespräche aufgezeichnet?
Nur wenn Sie die Funktion für den jeweiligen Anschluss aktivieren. In Deutschland setzt die Aufzeichnung eines Gesprächs grundsätzlich die Einwilligung aller Teilnehmer voraus (§ 201 StGB); bei Beschäftigten ist zusätzlich der Betriebsrat einzubinden. Die rechtmäßige Nutzung liegt in Ihrer Verantwortung.
Welche Unterauftragsverarbeiter setzen Sie ein?
Für Hosting, Auslieferung und Angriffsschutz der Web-Ebene setzen wir Cloudflare ein. Die Telefonieplattform betreiben wir auf eigener Infrastruktur in Deutschland. Die vollständige, jeweils aktuelle Liste erhalten Sie zusammen mit dem AVV.